SOP SATPAM GUDANG, STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR SATPAM GUDANG

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR | Jawa barat - Salah satu tugas personil Satpam adalah mengawasi keluar masuk barang, sangat di perlukan sekali diberikan pemahaman tugas tentang tanggungjawabnya dalam menjalankan Standard Operational Procedures (SOP) yang sudah baku.

SOP SATPAM GUDANG, STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR SATPAM GUDANG

Berikut ini SOP administrasi gudang yang perlu diketahui oleh satpam adalah sbb :

1. Standar pemeriksaan adminsitrasi, resi/ surat Jalan/ surat pengiriman barang,dll.
2. Standar pemeriksaan fisik barang
3. Standar penyerahan kepada pihak-pihak terkait
4. Standar penyimpanan, dokumen/ barang perusahaan/ dokumen/ barang pribadi.
5. Klasifikasi barang berbahaya/ tidak diperbolehkan
6. Standar dokumentasi tanda terima/ surat jalan, dll
7. Standar laporan aktifitas pekerjaan.
8. Penetapan wewenang pejabat untuk tanda tangan dokumen keluar barang
9. Standar tindakan dokumen tidak Sesuai
10. Standar tindakan klarifikasi dokumen yang tidak sesuai
11. Standar tindakan atas penyimpangan/ menyalahi aturan kerja

1. Standar Pemeriksaan Administrasi

• Pastikan barang/ Surat memang ditujukan kealamat Kantor dan penerima adalah salah satu karyawan kantor, Tanggal Pengiriman, Jenis Barang dan Pengirim.
• Hal ini dibuatkan standar agar menghindari Salah alamat (menambah pekerjaan dan biaya), mendapatkan penjelasan bila selisih  tanggal pengiriman dengan penerimaan tidak normal (Review Vendor, laporan), Jenis barang perlu diketahui sebagai  informasi awal dalam pengecekan fisik & menentukan Tempat Penyimpanan Barang atau pihak yang berwenang untuk  menerima atau mengeluarkan barang tersebut.

2. Standar Pemeriksaan Fisik Barang

• Pemeriksaan fisik barang perlu diatur secara jelas dan diketahui oleh seluruh pihak yang berkaitan untuk menghindari hal-hal yang tidak diinginkan (salah paham).
• Dokumen dalam Amplop (pastikan Amplop masih tersegel Atau tidak ada bekas pernah dibuka).
• Barang dalam Kardus (kardus dalam posisi Tertutup tidak ada tanda-tanda  pernah dibuka), tidak tercium aroma yang mencurigakan, tidak terdengar bunyi yang tidak dikehendaki.
• Barang dalam kemasan packing kayu atau yang lainnya, jika memungkinkan dilakukan pemeriksaan isi kemasan terkecuali sudah diverifikasi oleh pihak-pihak yang berwenang, sehingga laporan security hanya kepada jumlah packing yang diterima atau dikeluarkan, kecuali ada ketentuan lain yang harus dilakukan.

3. Standar Penyerahan kepada pihak terkait

• Setelah administrasi dan fisik barang/ dokumen dicek, pengirim barang diarahkan kepada pihak terkait, bentuk atau mekanisme penyerahan diatur atau disesuaikan dengan bisnis proses dimasing-masing perusahaan.

4. Standar Penyimpanan ( Dokumen/Barang Perusahaan/Dokumen/ Barang Pribadi)

• Pada saat waktu tertentu (libur/ diluar jam operasional) dimana pihak-pihak yang memiliki wewenang atau tanggungjawab tidak lagi berada dikantor, maka security adalah penerima akhir, untuk itu perlu dibuatkan ketetapan mekanisme penyimpanan atas dokumen/ barang berdasarkan klasifikasinya (untuk klasifikasi bisa diatur sesuai dengan kebiasaan yang ada di masing-masing perusahaan).

5. Klasifikasi Barang Berbahaya/ Tidak diperbolehkan

• Ketetapan yang jelas atas barang Berbahaya atau dilarang harus tertuang dalam SOP, sehingga dapat dipahami oleh semua pihak, atau dapat dibuatkan prosedur tersendiri dalam penanganannya.

6. Standar Dokumentasi Tanda Terima/Surat jalan, dll

• Perlu dibuatkan aturan yang jelas terkait dengan dokumentasi administrasi yang perlu dilakukan oleh personil untuk kepentingan dikemudian hari.

7. Standar Laporan Aktifitas

• Diatur format laporan aktifitas penerimaan keluar/ masuk barang ini,waktu pelaporan, hal-hal yang perlu dilampirkan dan pihak-pihak yang akan menerima laporan.

8. Penetapan Wewenang Pejabat untuk Tanda Tangan Dokumen Keluar Barang

• Tidak Jarang dalam suatu gudang perusahaan terdapat lebih dari satu Departemen yang memiliki kepentingan atas gudang tersebut (dalam satu gudang dijadikan tempat penyimpanan bersama), untuk itu perlu diinformasikan kepada security masing-masing Departemen bertanggungjawab atas barang/ dokumen apa dan siapa yang berwenang untuk menyetujui keluar barang dari gudang dari masing-masing department tersebut.

Ilustrasi :

Setiap barang yang akan keluar dari gudang PT. SOP  harus dilengkapi dengan surat jalan/ surat pengiriman barang (SPB) yang dikeluarkan dan ditandatangani oleh Pejabat yang berhak, yaitu :

• Dept. pegudangan
• Head Office.
• General Affairs
• HRGA.
• Satpam wajib mengetahui dan memahami perihal keabsahan prosedur ini.

 

9. Standar Tindakan Dokumen tidak Sesuai

• Dibuatkan ketentuan tegas tindakan security atas ketidak sesuaian antara Dokumen dan fisik barang, sehingga security dapat bertindak tanpa keraguan.

10.  Standar Tindakan Klarifikasi Dokumen Tidak Sesuai

• Adakalanya terjadi kebutuhan atau kondisi darurat yang mengharuskan barang harus dikirimkan pada saat itu juga, sedangkan pihak-pihak yang berwenang tidak berada ditempat, hal ini perlu dibuatkan mekanismenya sehingga security tidak dinilai sebagai penghambat saat kondisi ini terjadi.

11. Standar Tindakan Atas Penyimpangan

• Tentukan Tindakan yang harus dilakukan security bila penyimpangan terungkap, sehingga segala sesuatunya dapat dilakukan secara otomatis dan cepat.  

 

                                                                                      

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR