10 SOP STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR TUGAS RUTIN SATPAM

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR | Jawa barat -  Pada suatu pos jaga terdapat Post Operating Procedures (PSO), PSO ini terdiri dari beberapa Standard Operating Procedure (SOP) atau Prosedur Kerja, SOP adalah petunjuk untuk melakukan suatu tugas tertentu.

10 SOP STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR TUGAS RUTIN SATPAM

    

Mengapa SOP sangat penting? Karena dengan adanya SOP, maka terdapat suatu keseragaman pola atau cara didalam melakukan suatu tugas tertentu, dengan melaksanakan tugas sesuai SOP maka diharapkan tugas dapat dilaksanakan dengan benar, mencapai tujuan/berhasil dan selamat.

SOP dapat dirubah/ dimodifikasi sesuai dengan kebutuhan dan perkembangan di suatu pos jaga. SOP harus tertulis, terdata dan ditandatangani oleh user/klien dan penanggungjawab keamanan (Kepala Satpam). Setiap anggota yang bertugas wajib memahami SOP yang berlaku di area kerjanya.

SOP Tugas Rutin Satpam

SOP 001 : Patroli Area

Pokok :

Patroli dilaksanakan untuk memeriksa dan meyakinkan seluruh personil dan asset perusahaan serta area dalam keadaan aman tka dan memastikan bahwa ketertiban dapat dijaga.

Prosedur :

1. Anggota yang melaksanakan patroli harus mempersiapkan peralatan yang menunjang pelaksanaan patroli (misal : Lampu Senter, Jas Hujan, Sepatu Boot, Tongkat Satpam, Sangkur, Watch Man Clock/Guard Tour/Touch Probe, dll)
2. Waktu pelaksanaan patroli area dilaksanakan dengan system acak.
3. Pelaksanaan patroli harus tercatat (Jam mulai, jam selesai, hasil penemuan, dsb).
4. Patroli area dilaksanakan sesuai dengan arahan Komandan Regu, periksa semua pos, lakukan pemeriksaan kunci-kunci pintu, jendela, lampu-lampu, (jika dibutuhkan : genset, AC, Boiler, dll) dinding pembatas area perusahaan.
5. Petugas Patroli area yang menemukan suatu kejanggalan atau kecurigaan diwajibkan langsung menghubungi  Pos security untuk berkoordinasi dan/ atau meminta bantuan.
6. Patroli ke dalam area kantor/ area produksi dilaksanakan apabila sudah ada ijin/ perintah dari user.
7. Petugas patroli apabila menemukan karyawan yang melanggar tata tertib perusahaan, agar menegur karyawan ybs dan mencatat identitasnya, lalu melaporkan ke Kepala Bagian/ Shift ybs atau melaporkan nya ke HRD dengan melampirkan Berita Acara Kejadian.
8. Petugas Patroli harus menanyakan kepentingan/ keperluan orang-orang yang tidak dikenal yang berada dalam lingkungan areal patroli/ areal kawasan.

SOP 002 : Pengontrolan Kunci-kunci

Pokok :

Penyimpanan semua kunci-kunci harus terpusat serta terdata, Keluar masuk kunci-kunci dari tempat penyimpanan harus tercatat dan dilaporkan secara berkala.

Prosedur :

1. Semua kunc-kunci harus tersimpan dalam kotak kunci (Key Box) di Pos Security.
2. Hanya Anggota Security yang berhak untuk mengambil dan menyimpan kunci-kunci tersebut.
3. Setelah mempergunakan kunci-kunci, anggota security harus segera menyimpannya ke Kotak kunci agar tidak terjadi kelalaian, kunci terbawa-bawa oleh anggota.
4. Kunci-kunci yang tersimpan harus terdata.
5. Orang yang berhak mempergunakan kunci-kunci tersebut harus tercatat dan diketahui oleh petugas security.
6. Pengambilan dan penyimpanan kunci-kunci harus sepengetahuan dan ditandatangani oleh Komandan Regu.
7. Buku laporan (mutasi) keluar/masuk kunci-kunci harus terpisah peruntukannya.
8. Security harus mengetahui apabila ada penggandaan kunci-kunci.
9. Anak kunci yang tidak ada di dalam kotak penyimpanan dan tidak terdata keluar di dalam buku mutasi, harus segera dipertanggungjawabkan keberadaannya, berada dimana?, oleh siapa?, atas perintah dan/atau ijin siapa?, mengapa?. Semuanya harus tercatat di dalam buku mutasi kunci dan ditandatangani oleh Danru Shift jaga yang bertugas saat kejadian.
10. Apabila anak kunci dinyatakan hilang, maka harus dilakukan penyelidikan dan segera melaporkan ke user untuk pengajuan penggantian kunci/ gembok yang anak kuncinya hilang.
11. Pelanggaran terhadap prosedur ini akan dikenakan sangsi disiplin yang tegas.

SOP 003 : Karyawan Keluar Pada Jam Kerja

Pokok :

Karyawan yang keluar area perusahaan pada saat jam kerja, harus memiliki ijin keluar kantor dan ditandatangni oleh penjabat yang berwenang.

Prosedur :

1. Setiap karyawan yang akan meninggalkan area pada saat jam kerja harus menunjukan surat/form ijin tertulis yang ditandatangani oleh penjabat yang berwenang.
2. Anggota security harus konfirmasi kepada penjabat yang berwenang apabila menemukan kejanggalan/ tidak menemukan tanda tangan penjabat yang berwenang pada Surat/ Form ijin meninggalkan tempat kerja.
3. Anggota Security wajib mendata nama, keperluan, jam keluar/masuk karyawan yang ijin meninggalkan area kerja
4. Petugas security tetap wajib melaksanakan body check terhadap karyawan yang meninggalkan area kerja sesuai dengan prosedur yang berlaku.
5. Karyawan yang meninggalkan area kerja wajib melakukan check clock pada kartu absensinya masing-masing. 
6. Pada saat meninggalkan area kerja, karyawan harus tetap mengenakan ID Card-nya.
7. Pengecualian untuk peraturan ini adalah dalam kondisi darurat dan atas sepengetahuan/ mendapat ijin dari HRD/ Kasatpam/ Danru security.

SOP 004 : Keluar Masuk Karyawan

Pokok : 

Pengawasan keluar-masuk karyawan harus dilaksanakan secara ketat untuk menghindari terjadinya pengeluaran asset-asset perusahaan secara illegal.

Prosedur :

1. Setiap karyawan yang keluar-masuk wajib melalui pintu akses yang telah ditetapkan oleh perusahaan dan tidak diperkenankan melalui pintu akses yang lainnya.
2. Karyawan wajib memakai ID Card pada saat memasuki area perusahaan.
3. Security ditugaskan untuk meminta karyawan memakai ID Card pada saat memasuki pintu akses karyawan.
4. Security ditugaskan untuk menahan karyawan yang tidak memakai ID Card untuk tidak memasuki area perusahaan dan konfirmasi kepada penjabat yang berwenang untuk laporan dan meminta petunjuk.
5. Security wajib mencatat identitas karyawan yang tidak memakai ID Card yang diijinkan oleh penjabat yang berwenang untuk memasuki area perusahaan.
6. Security ditugaskan untuk melakukan Body Check terhadap karyawan yang melewati pintu akses sesuai dengan prosedur Body Check.
7. Security ditugaskan untuk memeriksa barang bawaan karyawan yang melewati pintu akses sesuai dengan prosedur pemeriksaan barang bawaan.
8. Anggota security harus mengetahui dengan pasti jenis-jenis barang yang tidak boleh dibawa masuk/ keluar area perusahaan.
9. Anggota security diwajibkan melaksanakan prosedur ini dengan sopan dan tegas.

SOP 005 : Pengawasan Absensi

Pokok : 

Pelaksanaan Absensi (Amano Card, Fingger Print, Magnetic Card) harus diawasi untuk menegakan tertib administrasi, menghindari penyalahgunaan absensi dan pencegahan terhadap sabotase (Perusakan mesin) yang mungkin terjadi.

Prosedur :

1. Setiap karyawan yang keluar masuk wajib melakukan absensi sesuai dengan system yang berlaku di perusahaan.
2. Absensi wajib dilakukan oleh karyawan yang bersangkutan.
3. Anggota security ditugaskan untuk mengingatkan karyawan yang lupa/ tidak melaksanakan peng-absen-an.
4. Security ditugaskan untuk melarang karyawan yang melakukan pengabsenan bagi karyawan lain (titip absen).
5. Anggota security dapat mengatur jarum jam/ memprogram penunjuk waktu mesin absensi apabila diperlukan dan ditugaskan oleh user.
6. Pengecualian pelaksanaan prosedur ini berlaku sesuai dengan instruksi dari user/ klien.

SOP 006 : Body Check

Pokok :

Body Check dilaksanakan untuk mencegah dan meminimalisasi penguasaan asset-asset perusahan secara illegal.

Prosedur :

1. Anggota security harus mengetahui tujuan dilaksanakannya body check.
2. Anggota security harus mengetahui secara pasti barang-barang yang tidak boleh dibawa keluar dari area perusahan.
3. Body check dilaksanakan di pintu body check.
4. Setiap karyawan yang keluar-masuk pintu wajib diperiksa.
5. Body check dimulai  dari sekitar area lengan, samping pinggang, depan dan belakang pinggang menuju ke area paha luar dan paha dalam.
6. Apabila anggota security menemukan hal-hal yang mencurigakan, angota berhak untuk meminta karyawan menunjukan barang yang dibawanya.
7. Anggota security dapat menahan karyawan ybs apabila ternyata karyawan ybs tidak bisa menunjukan  ijin untuk membawa barang tersebut.
8. Anggota diwajibkan untuk melaksanakan pemeriksaan dan membuat Berita Acara Pemeriksaan sebagai bahan laporan dan meminta petunjuk kepada use/ klien.
9. Body check harus dilaksanaan secara beretika dan tegas serta mengedepankan prinsip kesopanan.

SOP 007 : Pemeriksaan Barang Bawaan

Pokok :

Pemeriksaan barang bawaan dilaksanakan untuk menyaring dan menahan benda-benda yang dibawa masuk ke area perusahaan yang dapat mengganggu kinerja karyawa/ membahayakan operasional perusahaan.

Prosedur :

1. Anggota security harus mengetahui tujuan dilaksanakannya Pemeriksaan Barang Bawaan. 
2. Anggota security harus mengetahui secara pasti barangbarang yang tidak boleh dibawa masuk ke area perusahan. 
3. Pemeriksaan barang bawaan dilakukan dengan meminta karyawan untuk membuka tas atau barang bawaannya, security melakukan pemeriksaan visual ke dalam tas atau barang bawaan karyawan. 
4. Anggota security tidak selalu harus melakukan contact fisik (memegang) tas atau barang bawaan karyawan.
5. Apabila anggota security menemukan hal-hal yang mencurigakan, anggota berhak untuk meminta karyawan mengeluarkan barang dari tas yang dibawanya.
6. Anggota security dapat menahan benda atau barang bawaan karyawan yang dilarang untuk dibawa masuk ke dalam area.
7. Anggota diwajibkan untuk mengamankan barang bawaan yang disita untuk dikembalikan kepada pemiliknya setelah jam kerja selesai. Dan membuat Berita Acara Pemeriksaan sebagai bahan laporan untuk user/ klien.
8. Pemeriksaan barang bawaan harus dilaksanaan secara sopan dan tegas serta mengedepankan prinsip kesopanan.

SOP 008 : Pemeriksaan Kendaraan Masuk

Pokok :

Setiap kendaraan yang akan masuk ke dalam area wajib diperiksa untuk mencegah terjadinya hal-hal yang tidak diinginkan.

Prosedur :

• Kendaraan (truck, mobil, sepeda motor) yang akan masuk diwajibkan antri di depan pos akses masuk dan pintu gerbang harus selalu dalam keadaan tertutup. 
• Anggota security yang bertugas menghampiri kendaraan tersebut dan mengucapkan salam : “Selamat pagi/ siang/ sore/ malam”. 
• Menanyakan keperluan pengemudi atau orang yang berada di dalam kendaraan untuk memasuki area perusahaan dan dengan mengucapkan : “Ada yang bisa saya bantu?”
• Anggota memeriksa dokumen yang dibutuhkan.
• Anggota konfirmasi ke staff/ bagian yang dituju tentang kedatangan kendaraan. Mengarahkan kendaraan ke tempat yang telah ditentukan.

SOP 009 : Pemeriksaan Kendaraan Keluar

Pokok :

Setiap kendaraan yang keluar dipastikan membawa dokumen perjalanan yang telah ditentukan oleh perusahaan dan dipastikan tidak membawa barang-barang milik perusahaan tanpa izin.

Prosedur :

1. Anggota menanyakan dan memeriksa Surat Jalan. 
2. Memastikan bahwa Surat Jalan telah diferivikasi (ditandatangani) oleh otoritas yang berwenang.  
3. Apabila menemukan kejanggalan/ kurang tandatangan/ Cap perusahaan, kendaraan tidak diijinkan keluar dan anggota segera konfirmasi ke manajemen. 
4. Anggota memeriksa bagian dalam (Ruang kaki pengemudi) dan memeriksa bak kendaraan.
5. Apabila menemukan barang yang mencurigakan agar memeriksa dan memastikan bahwa barang tersebut bukan milik perusahaan/ sudah mendapat ijin.

SOP 010 : Pemeriksaan Kendaraan Di Object Vital

Pokok :

Pemeriksaan kendaraan berkaitan dengan potensi ancaman bom dan untuk menerapkan proteksi dini. Pemeriksaan dilakukan secara visual untuk menjaga kenyamanan dan privasi penumpang dan dilakukan dengan sungguh-sungguh untuk mencari segala bentuk hal-hal yang tidak lazim/ mencurigakan.

                                                                                      

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR